Trovare e salvare più allegati Outlook con MailQry

Trova il messaggio prima di esportare i file

Outlook offre filtri integrati per gli allegati, che possono bastare per una ricerca semplice nella casella. MailQry è utile quando i messaggi sono distribuiti tra più archivi selezionati e vuoi visualizzare e gestire i risultati in un unico pannello.

La ricerca indicizzata di MailQry comprende i nomi degli allegati. Non bisogna confondere la ricerca del nome con la ricerca di ogni parola contenuta in qualsiasi PDF o foglio di calcolo. Se possiedi già il documento e cerchi la mail di origine, usa la funzione separata di confronto da file.

Seleziona un allegato oppure più file

1. Esegui la ricerca in MailQry e seleziona la mail pertinente nell'elenco dei risultati.
2. Controlla nomi e dimensioni nel pannello degli allegati.
3. Seleziona un solo allegato, usa Ctrl per file separati oppure Shift per una selezione consecutiva.
4. Dal menu contestuale copia i file selezionati oppure salvali in una cartella.
5. Se usi la copia, incolla in una cartella o in una finestra di composizione email compatibile e verifica che siano presenti tutti i file desiderati.

Scegli il tipo di esportazione adatto

Usa il salvataggio dei file selezionati quando ti servono pochi allegati. Usa l'esportazione ZIP del pannello risultati quando vuoi raccogliere l'insieme indicato dal comando. Prima di confermare un'operazione multipla, controlla messaggi selezionati e ambito dell'esportazione.

Se vuoi conservare anche il contesto, salva la mail selezionata in formato MSG invece di tenere soltanto i suoi allegati. In questo modo puoi conservare oggetto e corrispondenza per consultazioni successive: è un'operazione diversa dall'esportazione di una cartella di documenti.

Evita di confondere file con lo stesso nome

Una conversazione può contenere più allegati chiamati relazione.pdf o preventivo.xlsx. Verifica mittente e data prima di esportare. Leggi le conferme di sovrascrittura e usa cartelle di destinazione separate se vuoi conservare versioni differenti.

Salvare un file non significa verificarne la sicurezza. Tratta gli allegati inattesi come non attendibili, rispetta le regole della tua organizzazione e non attivare macro solo perché un documento compare nei risultati. Per recuperare allegati non altrimenti disponibili serve l'accesso all'archivio originale.